Deskrizzjoni tas-Servizz
F’ħidma mill-qrib u taħt is-superviżjoni tad-Direttur (Finanzjament) u l-Kap (Finanzjament) tal-Kunsill Malti għall-Arti, il-Kordinatur tal-Appoġġ (Finanzjament) se jaħdem fil-qrib mat-Tim ta’ Finanzjament fl-amministrazzjoni tal-portafoll ta’ finanzjament tal-KMA.
Dmirijiet u Responsabbiltajiet Ewlenin
- Tipprovdi kordinazzjoni u appoġġ amministrattiv lit-Taqsima tal-Finanzjament, tikkontribwixxi għat-twettiq effettiv ta’ kuljum tal-programmi ta’ finanzjament tal-KMA, u inizjattivi, proġetti, u attivitajiet oħra assenjati;
- Tikkordina l-fluss ta’ ħidma amministrattiva minn tarf għal ieħor għall-programmi ta’ finanzjament assenjati, inkluż amministrazzjoni tal-programmi, l-akkwist ta’ servizzi, kuntratti, u proċessi ta’ pagamenti, sabiex tiżgura konformità mal-politiki u l-proċeduri tal-KMA;
- Timmonitorja u tikkordina skedi ta’ żmien ta’ programmi u proġetti ta’ finanzjament billi ssegwi proċessi, dokumentazzjoni, dati ta’ skadenzi, u sottomissjonijiet. Tidentifika b’mod pro-attiv riskji għat-twettiq ta’ programmi/proġetti, u wara ssegwi ma’ partijiet interessati interni u esterni, kif ukoll tappoġġja r-reżoluzzjoni f’waqtha ta’ dokumentazzjoni jew dewmien fi proċessi pendenti;
- Tirċievi, tirrikonoxxi, tipproċessa, u tmexxi mistoqsijiet magħmula tramite emails, korrispondenza, u telefonati relatati mal-attivitajiet tat-Taqsima tal-Finanzjament b’manjiera professjonali, f’waqtha, u kkordinata;
- Tmantni rikordji amministrattivi preċiżi u aġġornati billi taplowdja, tiskenja, tissejvja, u tistiva dokumentazzjoni f’konformità mal-proċeduri interni tal-KMA, inkluż rikordji relatati ma’ fatturi, pagamenti, kuntratti, akkwisti, u żborżament ta’ fondi, sija fis-sistema ta’ rikordji fiżika u sija f’dik elettronika;
- Tassisti fil-preparazzjoni, kordinazzjoni, u formatting ta’ korrispondneza u dokumentazzjoni standard, inkluż notifikazzjoni ta’ riżultati, rikonoxximenti, talbiet għal informazzjoni, u materjali t’appoġġ għat-twettiq ta’ programmi;
- Taġġorna dokumentazzjoni ta’ moniteraġġ, databases, listi ta’ kontroll, u sistemi interni b’informazzjoni preċiża u f’waqtha, u teżerċita l-ġudizzju tiegħek sabiex timmarka diskrepanzi, ommissjonijiet, jew kwistjonijiet lil uffiċjali anzjani skont il-bżonn;
- Tikkordina u tikkompila dokumentazzjoni amministrattiva relatata ma’ talbiet t’akkwist, pretensjonijiet, rappurtaġġ, u dokumentazzjoni ta’ remunerazzjonijiet sabiex tiżgura konsistenza, kompletezza, u tlestija għar-reviżjoni;
- Twettaq verifiki ta’ kompletezza u konformità fuq dokumentazzjoni t’akkwist, pagamenti, applikazzjonijiet, rapporti, u pretensjonijiet sabiex tiżgura li l-informazzjoni neċessarja hija preżenti u ppreparata b’mod korrett qabel l-evalwazzjoni u l-approvazzjoni tal-maniġment anzjan;
- Tikkomunika u tikkordina ma’ dipartimenti interni, applikanti, assessuri, u partijiet interessati esterni u fornituri tas-servizzi sabiex tiġbor informazzjoni, tiskeda attivitajiet, u ssegwi d-dokumentazzjoni sabiex tiżgura t-twettiq tal-programmi u proġetti bla xkiel;
- Tiżgura l-kunfidenzjalità, sigurtà, u t-trattament xieraq tad-dokumentazzjoni kollha amministrattiva relatata mal-proġetti u programmi, f’konformità mal-politiki tal-KMA u l-leġiżlazzjoni relavanti;
- Isservi bħala l-ewwel punt ta’ kuntatt u kordinazzjoni għal mistoqsijiet relatati mal-finanzjament u amministrazzjoni, teżerċita l-ġudizzju sabiex issolvi kwistjonijiet ta’ kuljum, u tirriferi kwistjonijiet kumplessi tekniċi, kuntrattwali, u finanzjarji lil staff anzjan skont il-bżonn;
- Tassisti fil-preparazzjoni u kordinazzjoni ta’ rapporti, sommarji, u aġġornamenti relatati mal-amministrazzjoni u programmi, skont kif mitlub;
- Twettaq kwalunkwe dmirijiet ta’ kordinazzjoni u amministrazzjoni ulterjuri relatati mat-Taqsima tal-Finanzjament hekk kif assenjat b’mod xieraq mill-Kap (Finanzjament) jew maniġment anzjan minn żmien għal żmien.
Dmirijiet Oħra kif Assenjati
Id-deskrizzjoni tal-impjieg mhijiex neċessarjament lista eżawrenti ta’ dmirijiet iżda hija intenzjonata sabiex tirrifletti l-firxa ta’ dmirijiet li Kordinatur tal-Apoġġ mistenni jwettaq. Id-deskrizzjoni tal-impjieg tista’ tiġi riveduta regolarment u tista’ tinbidel fid-dawl tal-esperjenza u f’konsultazzjoni mal-Kordinatur tal-Appoġġ.
Il-fornitur tas-servizzi magħżul se jkollu jaħdem 40 siegħa fil-ġimgħa, u jkun ibbażat fil-Kunsill Malti għall-Arti. Hu/hi se jkollu sigħat ta’ xogħol flessibbli u se jkun jista’ jipprovdi s-servizzi tiegħu waqt ħinijiet mhux skedati jew mhux normali, skont l-esiġenzi tax-xogħol.
Kwalifikazzjonijiet, Ħiliet, u Esperjenza Meħtieġa
Sad-data tal-applikazzjoni, l-applikant irid ikun fil-pussess tal-kwalifikazzjonijiet u l-esperjenza segwenti bħala minimu:
Kwalifikazzjoni ta’ Diploma tal-livell MQF 5 (minimu ta’ 30 ECTS), jew kwalifikazzjoni xierqa, rikonoxxuta, kumparabbli fil-Business Management, Business Administration, Management, Accounts, Finance, jew oqsma relevanti oħra kif ukoll sena (1) t’esperjenza ta’ xogħol relevanti.
JEW
Kwalifikazzjoni post-sekondarja tal-livell MQF 4 (minimu t’40 ECTS) jew kwalifikazzjoni xierqa, rikonoxxuta, kumparabbli fil-Business, Management, Accounts, Finance, jew oqsma oħra relevanti, kif ukoll tliet (3) snin t’esperjenza ta’ xogħol relevanti.
Applikanti fil-pussess ta’ kwalifikazzjonijiet barranin iridu jipproduċu dikjarazzjoni ta’ rikonoxximent mill-Malta Qualifications Recognition Information Centre (MQRIC) fi ħdan il-Malta Further and Higher Education Authority (MFHEA), li tista’ tiġi akkwistata billi tissottometti applikazzjoni online għar-rikonoxximent tal-kwalifikazzjoni fuq https://services.mfhea.mt/CertificationApplication.aspx. Tali dikjarazzjoni trid tkun annessa mal-applikazzjoni u l-oriġinali trid tiġi ppreżentata waqt l-intervista.
U jrid ikun fil-pussess tal-lista segwenti ta’ ħiliet:
- Profiċjenti fil-Malti u l-Ingliż
- Għarfien ġenerali tal-proċeduri tal-uffiċċju
- Ħiliet organizzattivi u amministrattivi b’saħħithom u attenzjoni għad-dettall
- Ħiliet interpersonali u tas-servizzi tal-klijenti eċċellenti
- L-abbiltà li jaħdem taħt pressjoni u jwettaq diversi kompiti simultanjament u li juża approċċ ta’ tim biex isolvi problemi skont il-bżonn
- Ir-rieda li jitgħallem sabiex jespandi l-għarfien tiegħu/tagħha
- L-abbiltà li jaħdem b’mod awtonomu bi ftit jew mingħajr superviżjoni
Informazzjoni dwar Kuntratt u Salarju
Il-kandidat magħżul se jingħata kuntratt ta’ servizz ta’ tliet (3) snin, bil-possibbiltà li dan jiġġedded għal perjodu ulterjuri, skont il-prestazzjoni tiegħu/tagħha.
Ikun iwieġeb lid-Direttur (Finanzjament) u Kap (Finanzjament) tal-Kunsill Malti għall-Arti u jopera b’sigħat flessibbli sabiex ilaħħaq mat-talbiet u r-rekwiżiti tal-pożizzjoni, u l-kandidat magħżul se jkun mistenni jaħdem fi ħdan ir-regoli u r-regolamenti tas-Servizz Pubbliku ta’ Malta.
Ir-remunerazzjoni hija dik ta’ EUR29,000 (eskluż il-VAT iżda inkluż kwalunkwe taxxi u miżati oħra) fis-sena għal 40 siegħa fil-ġimgħa.
Barra minn hekk, għat-tul operattiv tal-kuntratt, il-fornitur tas-servizz se jirċievi bonus tal-prestazzjoni tal-aħħar tas-sena sa massimu ta’ 10%, li tkun fid-diskrezzjoni tad-Direttur (Finanzjament).
Il-pagamenti se jkun ipproċessati kull xahar mill-Kunsill Malti għall-Arti malli dan jirċievi rċevuta ta’ fattura b’numru validu tal-VAT.
Eliġibbiltà
Sal-ħin u d-data tal-għeluq ta’ din is-sejħa għall-applikazzjonijiet, l-applikanti jridu jkunu:
(a) ċittadini ta’ Malta; jew
(b) ċittadini ta’ Stati Membri tal-Unjoni Ewropea li huma intitolati għal trattament ugwali bħal ċittadini Maltin f’kwistjonijiet t’impjieg permezz ta’ leġislazzjoni tal-UE u proviżjonijiet tat-trattat li jikkonċernaw il-moviment ħieles tal-ħaddiema; jew
(ċ) ċittadini ta’ kwalunkwe pajjiż ieħor li huma intitolati għal trattament ugwali bħal ċittadini Maltin f’kwistjonijiet relatati mal-impjieg permezz tal-applikazzjoni ta’ dak l-istess pajjiż ta’ leġislazzjoni tal-UE jew proviżjonijiet tat-trattat li jikkonċernaw il-moviment ħieles tal-ħaddiema; jew
(d) kwalunkwe persuni li huma intitolati għal trattament ugwali bħal ċittadini Maltin f’kwistjonijiet relatati m’impjieg ai termini tal-liġi jew il-leġislazzjoni tal-UE jew proviżjonijiet tat-trattat imsemmija hawn fuq, akkont tal-fatt tar-relazzjoni familjari tagħhom ma’ persuni msemmija f’paragrafi (a), (b), jew (ċ); jew
(e) ċittadini ta’ pajjiżi terzi li ngħataw status ta’ resident fit-tul f’Malta taħt ir-regolament 4 ta’ “Status of Long-Term Residents (Third Country Nationals) Regulations, 2006”, jew li ngħataw permess ta’ residenza taħt regolament 18(3) tal-istess, flimkien ma’ membri tal-familja tal-istess ċittadini ta’ pajjiżi terzi li ngħataw permess ta’ residenza taħt il-“Family Reunification Regulations, 2007”; jew
(f) persuni fil-pussess ta’ dokument tar-residenza maħruġ ai termini tar-Residence Status of United Kingdom Nationals and their Family Members in Malta f’konformità mal-Ftehim tal-Irtirar tar-Renju Unit u l-Irlanda ta’ Fuq mir-Regolamenti tal-Unjoni Ewropea u l-Komunità Ewropea tal-Enerġija Atomika.
Il-parir tad-Dipartiment taċ-Ċittadinanza u Affarijiet tal-Espatrijati fi ħdan l-aġenzija Identità Malta għandu jiġi miksub skont il-bżonn fl-interpretazzjoni ta’ dawn il-proviżjonijiet t’hawn fuq.
Il-ħatra tal-kandidati riferuta f’punti (b), (ċ), (d), (e), u (f) hawn fuq tkun tinneċessita l-ħruġ ta’ liċenzja tal-impjieg skont kif mitlub mill-Att tal-Immigrazzjoni u leġislazzjoni sussidjarja. Jobsplus għandu jiġi kkonsultat skont il-bżonn fuq din il-kwistjoni.
Kif Tapplika
Applikanti interessati għandhom jibagħtu ittra ta’ motivazzjoni flimkien ma’ CV u kopji taċ-ċertifikati lil: [email protected].
Id-data tal-għeluq għall-applikazzjonijiet hija s-Sibt, 2 ta’ Mejju 2026 f’nofsinhar.
Applikanti eliġibbli se jintalbu jattendu intervista ta’ selezzjoni.